El uso obligatorio de la nómina en formato electrónico es el siguiente objetivo de la DIAN en el proceso de digitalización de las empresas colombianas. Dentro de esta hoja de ruta, desde el pasado 31 de marzo, todos los obligados a utilizarla pueden habilitarse como emisores de nómina electrónica.

De acuerdo con lo establecido en la Resolución 000013, están obligados a hacer uso de la nómina electrónica todos aquellos contribuyentes y empresas que estén sujetos al pago de Impuesto sobre la renta y el IVA, que realicen pagos o abonos a otras personas por su relación laboral o legal.

La implementación de la nómina electrónica puede suponer un cambio en los sistemas de facturación de las compañías. “Al igual que lo ocurrido con la factura electrónica, – comenta Alberto Redondo, CMO de SERES para Iberia y LATAM – el camino más fácil, rápido y económico para adaptarse al nuevo sistema es trabajar con un proveedor de servicios, un tercero de confianza, como SERES, que asuma todo el proceso”.

Los obligados tendrán de plazo hasta el 31 de mayo de 2021 para habilitarse en el sistema de nómina de la DIAN. Al igual que ya sucedió con la Factura Electrónica, la DIAN ha establecido un calendario de obligados para facilitar la implementación de la nómina electrónica. Los primeros obligados serán las empresas de más de 250 trabajadores, que deberán comenzar a emitir nóminas en este formato a partir del 1 de julio de 2021.

De acuerdo con la normativa, los envíos a la DIAN deberán realizarse mensualmente, independientemente de que se realicen pagos en periodos diferentes, y dentro de los diez primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago.

¿Cómo funciona la nómina electrónica?

La solución genera nóminas electrónicas a partir de la información obtenida del software de nómina de la empresa y las envía a la Unidad Administrativa Especial de la DIAN, de acuerdo con los requisitos técnicos y legales establecidos en la Resolución 000013.

Una vez que la DIAN recibe la nómina, el sistema genera, firma, almacena y envía un mensaje de validación con el valor “Documento validado por la DIAN”. Con la validación obtenida, la solución integra el mensaje de la DIAN en la herramienta de gestión interna de la empresa junto con la representación gráfica de las nóminas para que sean remitidas de forma automática a los empleados.

Además, la solución preserva las nóminas electrónicas por el tiempo legalmente establecido garantizado su integridad y confidencialidad.